Automatizace HR procesu pomocí AI a n8n
Analýza současného stavu a návrh řešení pro efektivnější nábor a komunikaci s kandidáty
1. PROCESS OVERVIEW
2. AI ANALÝZA
Prompt: Jsi expert na analýzu procesů.
a. Efektivní komunikace
Analyzuj přiloženou tabulku a najdi v ní potencionální příležitosti pro efektivní komunikaci s novým uchazečem. Doporuč změny v aktuálním rámci dnešních praktik HR.
b. Pohled kandidáta
Podívej se na tento HR proces očima kandidáta. Kde může být z jeho pohledu frustrující nebo nejistý, a jak by se dal zlepšit, aby působil více lidsky a přívětivě?
c. Automatizace
Identifikuj v tomto HR procesu všechny kroky, které by šly automatizovat pomocí n8n a AI agenta. Navrhni, jak by spolu komunikovali HR bot, Outlook a databáze kandidátů.
A. Příležitosti pro efektivnější komunikaci s uchazečem
Analýza:
  • V tabulce chybí kontakt s uchazečem mezi „Příjmem a tříděním CV" a „Pohovorem". Kandidát neví, zda jeho životopis dorazil a jaký je další krok.
  • Není zde krok zpětné vazby po pohovoru ani po zamítnutí, což snižuje kandidátskou zkušenost.
  • Nabídka a podpis smlouvy je veden jen formálně – chybí fáze předání informací, onboardingu a budování vztahu.
Doporučení:
  • Po odeslání CV → automatický potvrzovací e-mail s informací o termínech a průběhu výběrového řízení.
  • Po vyhodnocení → personalizovaný e-mail nebo chatbot odpověď (AI HR asistent).
  • Mezi pohovorem a nabídkou → pravidelný update o stavu („Vaše žádost je stále v procesu").
  • Před podpisem smlouvy → krátký call/chat s HR botem, který shrne benefity, pracovní podmínky a odpoví na dotazy.

Shrnutí: Komunikace s uchazečem se zlepší vložením tří kontaktních bodů: potvrzení přijetí, statusové aktualizace a osobního shrnutí před podpisem. HR působí proaktivně a přátelsky.
B. HR proces očima kandidáta
Frustrující nebo nejisté body:
  • Kandidát neví, zda jeho přihláška dorazila (krok 3).
  • Neví, kdy a jak bude kontaktován (žádný komunikační plán).
  • Po pohovoru často chybí zpětná vazba.
  • Onboarding je pro kandidáta často zahlcující, bez průvodce nebo jasné struktury.
Zlepšení – lidský a přívětivý přístup:
  • Přidat „kandidátskou osu" – průvodce s přehledem kroků a odhadovanými termíny.
  • HR chatbot s přátelským tónem může odpovídat na běžné dotazy (místo pohovoru, dny volna, benefity).
  • Po zamítnutí → krátké lidské poděkování s povzbuzením („vážíme si Vašeho zájmu, rádi se ozveme při další příležitosti").
  • Během onboardingu → přehledný checklist nebo chat průvodce, který pomáhá s IT přístupy, výbavou a kontakty na kolegy.

Shrnutí: Kandidát potřebuje jistotu, že jeho úsilí má smysl. Lidský, otevřený a rychlý kontakt s HR eliminuje frustraci a zvyšuje reputaci firmy.
C. Automatizace pomocí n8n a AI agenta
Kroky vhodné k automatizaci:
01
Potvrzení přijetí CV
Automatický e-mail s personalizací (jméno, pozice, další kroky)
02
Třídění životopisů
AI agent parsuje CV, hodnotí shodu s požadavky, třídí do kategorií
03
Pozvánka na pohovor
Bot nabídne volné termíny z kalendáře, kandidát si vybere
04
Follow-up po pohovoru
Automatická zpětná vazba (pozitivní i negativní) s personalizací
05
Generování smlouvy
AI doplní údaje do šablony, odešle k digitálnímu podpisu
06
Onboarding průvodce
Chatbot v Teams provází nováčka prvními dny
Komunikace systémů:
  • HR bot komunikuje přes MS Teams nebo webchat, sbírá dotazy kandidátů a dává status z databáze.
  • Outlook přebírá notifikace, pozvánky a automaticky třídí e-maily (příchozí CV → n8n webhook).
  • Databáze kandidátů (např. Airtable / Google Sheet / SQL) ukládá stav každého kandidáta, který čte a aktualizuje AI agent.

Shrnutí: Automatizace ušetří čas HR na rutinních úkolech, umožní rychlou komunikaci s uchazečem a vytvoří plynulý tok dat mezi e-mailem, chatbotem a databází. HR se může soustředit na vztah a kvalitu výběru, ne na administrativu.
1. NÁVRH ŘEŠENÍ
A. Příležitosti pro efektivní komunikace s uchazečem
Fáze | Současný stav | Příležitosti pro zlepšení komunikace
2. Oznámení volné pozice
Současný stav
Interní oznámení mezi vedoucím a HR probíhá e-mailem nebo přes Teams.
Příležitosti pro zlepšení komunikace
➕ Zavést standardizovaný formulář nebo krátký chatbot pro vedoucího oddělení, který automaticky přenese požadavek do systému HR.
➕ HR tak okamžitě získá všechny potřebné informace (název pozice, úvazek, důvod, rozpočet).
3. Vytvoření inzerátu
Současný stav
HR vytváří inzerát ručně, publikuje ho na portálech.
Příležitosti pro zlepšení komunikace
➕ AI nástroj může pomoci formulovat text inzerátu na základě popisu role a klíčových kompetencí.
➕ Zajistit konzistentní tón značky a atraktivní jazyk.
4. Příjem a třídění CV
Současný stav
HR třídí životopisy manuálně pomocí Outlooku, Excelu a částečně n8n agenta.
⚡ Největší příležitost!
➕ Zavést automatické potvrzení přijetí přihlášky (personalizovaný e-mail).
➕ AI může třídit kandidáty podle shody s požadavky.
➕ Automaticky informovat uchazeče o výsledku prvotního screeningu (např. "postupujete dál" nebo "děkujeme, tentokrát ne").
5. Pohovory
Současný stav: HR a vedoucí vybírají kandidáty, domlouvají pohovory ručně.
Příležitosti:
➕ Zavést chatbota nebo rezervační systém, který kandidátům nabídne dostupné termíny a synchronizuje kalendář (Outlook ↔ HR bot).
➕ Po pohovoru poslat krátký follow-up e-mail o dalším kroku.
6. Nabídka a podpis smlouvy
Současný stav: Probíhá přes Word a e-mail.
Příležitosti:
➕ Zavést digitální podpis (např. Adobe Sign, Signi).
➕ HR bot může poslat kandidátovi přehled kroků po přijetí – lidské, transparentní, automatizované.
7. Onboarding
Současný stav: Kombinace checklistu, Teams a HR systému.
Příležitosti:
➕ Vytvořit "Welcome Chat" – bot v Teams, který provází nováčka první dny (IT přístup, kontakt na mentora, plán školení).
➕ Automatické připomenutí pro vedoucího, aby nového kolegu kontaktoval osobně.
B. Návrhy pro zlepšení z pohledu kandidáta
C. Návrhy automatizace pomocí n8n a AI agenta
9. OTÁZKY NA EXPERTA
Jak nastavit Chatbota, aby byl v souladu s GDPR při sběru osobních údajů?
Kontext: Potřebujeme ověřit, že předvýběr AI neporušuje ochranu dat uchazečů.
Jak efektivně integrovat Chatbota do MS Teams nebo na web firmy?
Kontext: Cílem je použít nástroj, který HR užívá, bez nové platformy.
Jak definovat otázky v Chatbotu, aby nebyly diskriminační?
Kontext: Chci mít jistotu, že AI komunikuje eticky a bez předsudků.
Jak měřit úspěšnost Chatbota oproti klasickým pohovorům?
Kontext: Potřebujeme kvantitativně vyhodnotit, zda Chatbot šetří čas a zvyšuje kvalitu výběru.
Jak nejlépe prezentovat výsledky AI analýzy v HR dashboardu?
Kontext: Chceme mít vizuálně přehledný report pro vedení firmy.
ZÁVĚR

Celkové doporučení: Zavedení automatické komunikace a AI podpory v prvních třech krocích procesu přinese nejvyšší návratnost času HR i největší zlepšení kandidátské zkušenosti. Chatbot a onboarding asistent lze přidat následně jako rozšiřující modul, který propojí celý proces do jednoho inteligentního toku.
Celkové shrnutí dopadu změn
Navržené změny zásadně zlepšují kandidátskou zkušenost i efektivitu HR týmu. Zavedení automatizovaných kroků v úvodních fázích náboru přináší úsporu času, vyšší transparentnost a lidský přístup k uchazečům. Kombinací AI agenta, n8n a integrovaného HR bota vzniká moderní, datově řízený proces, který podporuje image inovativního a přívětivého zaměstnavatele.